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視能訓練士の転職活動マナー。メール返信・エージェント利用はどうする?

2021年1月10日

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転職活動では、病院・施設やエージェントとの連絡にメールを活用することが多いでしょう。普段メールを利用していない場合には、どのようにメールの返信をしたらよいのか迷うこともあるでしょう。

記事では、視能訓練士の転職活動におけるメールの返信方法について紹介していきます。

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メールの返信における基本的なマナーを紹介

まずは、メールの返信をする際のマナーを紹介します。どれも基本的なものですが、一度確認しておくことをおすすめします。

件名は変更しない

先方から送られてきたメールには、件名がついていることがほとんどです。返信の際にはこの件名を変えないようにするのがおすすめです。『Re:』という文字が入る場合がありますが、これもそのまま残します。

採用担当者は一日に大量のメールを処理している可能性が高いです。自分が送ったものに対する返信だとわかるよう、件名はいじらずに送りましょう。

相手のメールは消さない

メールの返信をする際には、下に相手が送ったメールの本文がそのまま書かれますが、これも消さないようにしましょう。残しておくほうが相手のどんなメールに対して返信をしているのかがわかりやすくなります。

中途採用を行っている場合には、複数の採用候補者と連絡をとっている可能性も高いです。そのため、採用担当者に配慮して、メールの本文は残しておきましょう。

署名を必ずつける

返信のメールにも、必ず署名はつけましょう。例えば以下のような署名だとわかりやすいでしょう。

ーーーーーーーーー
眼科 花子
メールアドレス:Gankaーhanako@ganka.work
電話番号:000ー0000ー0000
住所:東京都中央区日本橋0-0-0
ーーーーーーーーー

住所は場合によっては不要ですが、メールアドレスと電話番号は必ず記載しておきましょう。

24時間以内に返す

面接日程調整の場合などは特に、素早く返信しましょう。日程が確定しなかったり返事に時間がかかってしまう場合には、取り急ぎメールを見たことだけでも伝えるのがおすすめです。

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直接応募の場合(病院や施設への連絡)に気をつけること

ここでは、病院や施設に直接連絡する際に気をつけることを紹介します。

返信不要と書かれたメール以外は全て返信する

直接応募の場合には、基本的にメールには返信しましょう。質問をされていない場合でも、メールを確認したことは早めに連絡することをおすすめします。

返信をしないと、「相手にメールが届いていない可能性がある」と採用担当者に気を遣わせてしまう可能性があります。もちろん、返信不要と書かれている場合には返信の必要はありません。

日程候補日を挙げるときには複数提示する

面接日程を調整してもらえる場合には、複数の日程を提示しましょう。日程のほかにも時間を提示するとより丁寧です。

日程調整のやりとりに時間がかかってしまうと、採用担当者にも負担がかかってしまいます。複数の日程を挙げておくと、スムーズに日程の調整がすむでしょう。

メール対応者が面接官の場合もあるため失礼のないように

規模が小さい病院や施設などでは、採用担当者が1人だけの場合もあります。

その場合にはメールのやりとりをしていた方が面接官の場合も多いでしょう。メールで失礼な内容を送ることがないよう気をつけましょう。

エージェントを利用した場合に気をつけること

求人情報など一斉送信のものを除いては全て返信する

エージェントからは、自分に向けて送られてくるものと、一斉送信された求人情報の提供があります。基本的に一斉送信のものは必要に応じて返信すればよいでしょう。

それ以外の自分だけに送られているものには全て返信するのがおすすめです。スムーズにやりとりができることで、エージェント担当者からも高評価を得ることができるでしょう。良い印象を与えとけば、優先して、人気求人を紹介してもらえるかもしれません。

要望ははっきりと伝える

エージェントとのやりとりは、面談もあるものの基本的にはメールや電話でのやりとりが中心となるでしょう。そのため、メールで要望をはっきりと伝えていくことが大切です。

エージェントは、あなたにぴったりの職場を探すためにコミュニケーションを大切にしている場合が多いです。要望を伝えれば対応してくれる場合が多いでしょう。もちろん礼儀は必要ですが、遠慮はしないようにしましょう。

電話では言いにくいことは、メールの返信で伝えるのがおすすめです。

返信は早く、要望は明確に伝える

記事では、転職活動中のメール返信のマナーやポイントについて紹介しました。

記事内でご紹介したのは基本的なことなので、メールの返信をするたびに確認するとよいでしょう。

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