基礎知識

【例文あり】採用・不採用の連絡はどうする? 面談者への通知の仕方について

採用活動で応募者へ採用・不採用の通知を行うとき、どのように連絡を行うべきでしょうか。採用に関する連絡はセンシティブなため、相手の心情を汲んだコミュニケーションを行う必要があります。記事では、例文つきで採用の場合と不採用の場合のメール例文をご紹介します。採用活動時の参考にされてみてください。

【新卒】採用通知のメール例文

まずは、新卒採用での採用通知のメール例文です。以下の例文を基本として、自社に合わせてカスタマイズしてみてください。

件名:【選考結果に関するご連絡】株式会社●●

●●様

株式会社●●の(採用担当者名)と申します。

先日は、弊社の(最終面接または採用試験など)にお越しいただき、誠にありがとうございました。

厳選なる審査の結果、(応募者名)様を当社社員として採用させていただくことになりました。

つきましては、入社にあたって必要となる書類を本日郵送いたしますので、ご確認・ご記入いただき、◯月◯日までに同封した返信用封筒にてご返送くださいますよう、お願いいたします。

◆郵送した書類

・(入社承諾書)

・(誓約書)

◆ 注意事項

・期限以内に提出いただけなかったり、提出物の不備・履歴の詐称など虚偽の事実が発覚したりした場合は、採用を取り消すことがございます。

・入社承諾の確認が取れ次第、入社手続きを進めます。

早速ですが、◯年◯月◯日に内定者研修、◯年◯月◯日に入社式の実施を予定しております。

のちほど詳しい内容をメールにてご連絡いたしますので、楽しみにお待ちくださいませ。

ご不明な点等ございましたら、(採用担当者名・電話番号)までに

お気軽にお問い合わせください。

●●様とお会いできることを、社員一同大変うれしく思っております。

どうぞよろしくお願いいたします。

※署名・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

(会社名)

(所属部署)

(担当者名)

(電話番号・メールアドレス)

(会社の住所)

【中途】採用通知のメール例文

続いて、中途採用での採用通知のメール例文です。

件名:【選考結果に関するご連絡】株式会社●●

●●様

株式会社●●の(採用担当者名)と申します。

先日はお忙しいところ、当社の(最終面接または採用試験など)にお越しいただきまして誠にありがとうございました。

選考の結果、(応募者名)様を当社社員として採用することに決定いたしました。

入社承諾書を郵送いたしましたので、必要事項をご記入・押印の上、◯月◯日までにご返送くださいますよう、お願いいたします。

※期限以内に提出いただけなかったり、提出物の不備・履歴の詐称など虚偽の事実が発覚したりした場合は、採用を取り消すことがございます。

●●様に入社いただけることを、

社員一同大変うれしく思っております。

ご不明な点等ございましたら、(採用担当者名・電話番号)までお問い合わせくださいませ。

メールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

※署名・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

(会社名)

(所属部署)

(担当者名)

(電話番号・メールアドレス)

(会社の住所)

不採用通知を送る際の注意点

ここまで採用通知のメール例文をご紹介してきましたが、続いては不採用通知の例文です。不採用通知は採用通知とは異なり、「自社では採用できません」と伝える内容になるため、より応募者の心情を汲んだ丁寧なコミュニケーションを心がける必要があります。

応募者は、自社の求人を探し応募をしてくれて、そのうえで準備をして面接会場まで足を運んでくださったわけです。そのため、時間と労力をかけてくださったことの感謝をしっかりと相手に伝えることを意識してください。

また、不採用の通知では、原則的に不採用の理由を文面に含める必要はありません。そして、不採用の理由を応募者に聞かれたとしても理由をお答えする必要はないでしょう。不採用理由を伝えたとしても、相手にとっては不愉快になったり傷つく原因になりますので、やんわりとお断りするようにしてください。

これらを踏まえたうえで、不採用通知のメール文を参考にされてみてください。

件名:【選考結果に関するご連絡】株式会社●●

●●様

株式会社●●の(採用担当者名)と申します。

先日は、当社の(面接または採用試験など)にお越しいただき、誠にありがとうございました。

選考結果について慎重に審議いたしましたところ、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

ご期待に応えられず恐縮ですが、ご了承くださいますようお願いいたします。

今回の求人にご応募いただき、選考にご参加いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。

末筆ではございますが、●●様のご健康とご活躍を、弊社一同心よりお祈り申し上げます。

※署名・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

(会社名)

(所属部署)

(担当者名)

(電話番号・メールアドレス)

(会社の住所)

面接の結果通知はいつまでにすべき

最後に、採用の合否連絡は最終面接から何日後くらいまでに行うべきなのでしょうか。採用活動は、あらゆる業務が並行して発生し、つい業務過多になりがちです。とはいえ、応募者を待たせすぎてしまうと不快な気持ちを与えてしまいますので、待たせすぎないことが大切です。

大手求人サイト「リクナビNEXT」が企業の人事担当者に行なったアンケートによると、面接の合否は以下のような日数内で行なっているとのことです。

3日以内 24.0%
7日以内 56.7%
10日以内 15.3%
14日以内 3.7%
15日以内 0.3%

調査を見る限り、多くの企業の人事担当者は最終面接から1週間以内には、合否の通知をお送りしているようです。みなさんも最終面接から1週間以内に合否連絡をすることを目安に運用されてみてください。

今後も関わりがあるかも...という意識を忘れず

採用の合否連絡は、合格の場合はすぐに入社手続きへと進み一緒に働くことになるので関係が築かれることは自明ですが、不採用の連絡を行なった人もその例外ではありません。残念ながら入社には至らなかったとしても、近い将来お客様や外注先のパートナーとして会社に関わることも少なくないのです。

そのため、不採用の連絡を行う人には、「今後も会社と関わり合いがあるかもしれない」という意識を忘れず、「面接には落ちたけどいい会社だったな」と好印象を持たれるようなメールでのコミュニケーションを心がけるようにしましょう。

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